Beleidsregels
Standaardiseer en automatiseer je boekhouding met slim beleid
Beleidsregels stellen je in staat om je boekhoudbeleid in normale, taal te beschrijven. Je definieert het beleid zoals je het zou uitleggen aan een collega. Easybooker AI interpreteert je instructies, begrijpt de boekhoudkundige context en past deze consequent toe op relevante documenten. Zo automatiseer je unieke processen zonder complexe configuraties.
Jij focust op het beleid, wij zorgen voor de uitvoering.
De Kracht van Beleidsregels
Beleidsregels zijn extreem flexibel en kunnen worden ingezet voor een breed scala aan taken. Ze zijn onder te verdelen in twee hoofdcategorieën:
1. Boekingsregels Aanpassen
Je kunt de manier waarop facturen worden verwerkt nauwkeurig sturen:
Bonnetjes samenvatten: groepeer regels op supermarkt-/bouwmarktbonnetjes, behoud BTW‑splitsing.
Kostenverdeling (privégebruik): boek een percentage automatisch als privé (bijv. telefonie 20%).
Grootboekrekeningen sturen: koppel leveranciers/situaties aan de juiste grootboekrekening.
BTW‑tarieven aanpassen: pas het juiste tarief toe (bijv. KOR of internationale transacties).
Omschrijvingen standaardiseren: consequente, duidelijke omschrijvingen in je grootboek.
2. Controle Signalen Genereren
Definieer waarschuwingen wanneer documenten extra aandacht nodig hebben. Bijvoorbeeld:
Hogere bedragen: Markeer facturen hoger dan 1.000,- voor controle
Specifieke controles: vraag handmatige review van restaurant bonnetjes, of een specifieke leverancier
Signalen verschijnen in het documentoverzicht en zijn afvinkbaar zodra je ze gecontroleerd hebt.
Een Beleidsregel Aanmaken: Stap voor Stap
Het proces voor het aanmaken van een beleidsregel is ontworpen om intuïtief te zijn, waarbij onze AI je helpt bij het formaliseren van je wensen.
Stap 1: Beschrijf je Doel
Je begint met het invoeren van een korte beschrijving van wat je wilt bereiken. Je hoeft je geen zorgen te maken over technische configuraties.
Bijvoorbeeld:
"Vat alle supermart bonnetjes samen." "Alle facturen van KPN voor 20% als privé boeken." "Genereer een controle signaal als een factuur hoger is dan 1000 euro."
Stap 2: Easybooker AI maakt een suggestie
Onze AI fungeert als een deskundige partner, gespecialiseerd in Nederlandse boekhoudprincipes en belastingwetgeving en doet het volgende met jouw input:
Analyseert de Intentie: De AI kijkt verder dan alleen trefwoorden. Het probeert de conceptuele betekenis van je verzoek te begrijpen (bijv. herkennen dat Shell, BP en Texaco allemaal vallen onder 'brandstofkosten').
Past Boekhoudkundige Logica Toe: De AI vult details aan op basis van best practices en compliance, zoals het toepassen van de juiste BTW-tarieven of het suggereren van logische grootboekrekeningen.
Genereert een Formeel Beleid: De AI vertaalt jouw korte beschrijving naar een formeel, ondubbelzinnig beleidsdocument.
De gegenereerde suggestie volgt een vaste structuur zodat deze altijd duidelijk is:
[Beleidsnaam] & Beschrijving: Een duidelijke samenvatting van het doel.
Toepasbaarheid: Exacte criteria die bepalen wanneer dit beleid moet worden geactiveerd (bijv. "De leverancier is te herkennen als een supermarkt").
Actie: De specifieke stappen die moeten worden uitgevoerd als aan de criteria wordt voldaan (bijv. "Groepeer de boekingsregels en wijzig de grootboekrekening naar...").
Voorbeelden: Concrete scenario's die illustreren hoe het beleid in de praktijk werkt, inclusief wanneer deze niet van toepassing is.
Stap 3: Review en Aanpassen
De suggestie van de AI is bedoeld als een startpunt. Je hebt altijd de volledige controle:
Accepteren: Als de suggestie perfect omschrijft wat je bedoelt.
Aanpassen: Je kunt de tekst van de AI verfijnen om beter aan te sluiten bij jouw specifieke situatie (bijvoorbeeld door de 'Toepasbaarheid' nauwkeuriger te maken).
Zelf schrijven: Je kunt de suggestie negeren en het beleid volledig zelf schrijven in de gestructureerde opmaak.
Stap 4: Toewijzen aan administraties
Tot slot bepaal jij op welke administraties deze beleidsregel van toepassing is. Dit stelt je in staat om kantoorbreed beleid efficiënt uit te rollen, maar ook om klantspecifieke uitzonderingen te beheren.
Je hebt de volgende opties:
Allemaal: De regel geldt voor al je beheerde administraties.
Allemaal behalve: De regel geldt voor iedereen, met uitzondering van een selecte groep.
Enkel een selecte groep: De regel geldt alleen voor de specifiek geselecteerde administraties.
Interactie met Zelflerend Vermogen
In V4.0 hebben we het zelflerend vermogen van Easybooker significant verbeterd. We nemen je eerdere boekingsgedrag nu beter over. Het volledige verwerkings proces ziet er als volgt uit:
Verwerking: Eerst doorloopt de factuur onze standaardverwerking. Dit is het boekingsvoorstel dat Easybooker maakt op basis van zijn algemene kennis, nog zonder invloed van je persoonlijke instellingen.
Analyse: We analyseren de vorige boekingen van de betreffende leverancier EN de beleidsregels die van toepassing zijn op het document.
Aanpassing: Op basis van deze gecombineerde analyse passen we het document aan zodat het past bij jouw beleid en boekingsstijl.
Tot slot controleert ons algoritme na deze aanpassing nog eenmaal of de regels kloppen met de totalen op het document. Zo niet, dan maken we een controlesignaal aan.
Hiërarchie
Beleidsregels hebben altijd voorrang.
Als er een conflict is tussen je eerdere boekingsgedrag (het zelflerende aspect) en een actieve beleidsregel, wordt de beleidsregel gevolgd. Dit garandeert dat jouw vastgelegde beleid altijd wordt nageleefd.
Als een boeking niet naar wens is, heb je twee opties:
Maak een Beleidsregel: Dit is de beste manier om consistentie af te dwingen voor toekomstige boekingen.
Voer een Correctie door: Easybooker zal deze correctie analyseren en proberen toe te passen bij de volgende vergelijkbare factuur (zelflerend).
Tips voor Effectieve Beleidsregels
Focus op Concepten: De AI is slim. In plaats van regels te maken voor elke leverancier afzonderlijk, kun je regels maken voor concepten. Zeg "Boek tankstation bonnetjes op brandstofkosten" in plaats van "Boek 'Shell' en 'BP' op brandstofkosten". De AI herkent de verschillende tankstations.
Wees Duidelijk en Specifiek: Hoewel de AI goed is in het interpreteren van natuurlijke taal, helpt het om specifiek te zijn. Als je wilt dat een specifieke grootboekrekening wordt gebruikt, noem deze dan in je beschrijving in Stap 1.
Controleer de 'Toepasbaarheid': Wanneer je een AI-suggestie controleert, let dan goed op de criteria onder 'Toepasbaarheid'. Dit bepaalt hoe breed of smal de regel wordt toegepast.
Bekijk de Voorbeelden: De door de AI gegenereerde voorbeelden zijn een uitstekende manier om te verifiëren of de AI jouw intentie correct heeft begrepen.
Beperkingen
Hoewel Beleidsregels zeer krachtig zijn, is er momenteel één belangrijke beperking:
Beleidsregels kunnen (nog) geen aanpassingen maken aan contacten- of leveranciersgegevens (bijvoorbeeld het wijzigen van een leveranciersnaam of IBAN). Ze focussen zich uitsluitend op de verwerking van de boekingsregels en het genereren van controle signalen.
Acties & Voorbeelden
Regels groeperen
Supermakt/bouwmarktbon: groepeer alle regels, behoud BTW-splitsing
Kosten splitsen
Boek telefonie voor 20% onder privekosten en 80% onder telecomunnicatie
BTW Corrigeren
KOR: Verlaag BTW naar 0% waar van toepassing
Grootboekrekeningen sturen
Boek verpakkingen en dozen onder kostprijs omzet (COGS - verpakkingen) in plaats van kantoorbenodigdheden
Controle signaal
Maak een waarschuwing aan als de factuur meer dan 1000,- euro bedraagt.
Controle voor facturen van nieuwe leverancier
Maak een waarschuwing aan als er nog geen historische voorbeelden van de factuur zijn
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen beleidsregels en automatiseringsregels? Beleidsregels schrijf je in gewone taal; Easybooker AI past ze breed en contextueel toe. Automatiseringsregels zijn rigide en onderhoudsintensief.
Kan ik eigen controle‑signalen maken? Ja. Definieer drempels/criteria (bedrag, leverancierstype, afwijkingen). Signalen verschijnen in het documentoverzicht en zijn afvinkbaar.
Wat heeft voorrang: beleid of zelflerend gedrag? Beleid. Bij conflict wint de beleidsregel; zo blijft je beleid leidend.
Wijzigt beleid ook leveranciersdata? Nog niet. Beleidsregels richten zich op boekingsregels en signalen, niet op contactgegevens.
Last updated
Was this helpful?