Beleidsregels
Standaardiseer en automatiseer je boekhouding met slim beleid
BTW-behandeling en grootboekrekeningen zijn vaak context-specifiek. Elk kantoor heeft zijn eigen manier van werken: hoe je omgaat met buitenlandse reizen, hoe je documenten samenvat, of welke aanpak je hanteert voor specifieke scenario's. Soms wil je dit beleid afdwingen voor een klein deel van je administraties, soms voor allemaal.
Beleidsregels laten je dit vastleggen in normale taal, zoals je het zou uitleggen aan een collega. Je definieert het beleid, Easybooker AI begrijpt de boekhoudkundige context en past het consequent toe op relevante documenten en betalingen. Zo automatiseer je jouw unieke werkwijze zonder complexe configuraties.
Beleidsregels werken voor twee hoofdcategorieën:
Documentbeleid: Voor facturen, bonnetjes en andere documenten
Betalingsbeleid: Voor banktransacties en financiële mutaties (bèta)
Jij focust op het beleid, wij zorgen voor de uitvoering.
Wat kun je ermee doen?
Beleidsregels zijn flexibel en kunnen worden ingezet voor een breed scala aan taken, afhankelijk van het type:
Documentbeleid
Voor facturen, bonnetjes en andere documenten kun je:
1. Boekingsregels Aanpassen
Bonnetjes samenvatten: Groepeer regels op supermarkt- of bouwmarktbonnetjes, behoud BTW-splitsing
Kostenverdeling (privégebruik): Boek een percentage automatisch als privé (bijvoorbeeld telefonie 20%)
Grootboekrekeningen sturen: Koppel leveranciers of situaties aan de juiste grootboekrekening
BTW-tarieven aanpassen: Pas het juiste tarief toe (bijvoorbeeld KOR of internationale transacties)
Omschrijvingen standaardiseren: Zorg voor consequente, duidelijke omschrijvingen in je grootboek
2. Controle Signalen Genereren
Hogere bedragen: Markeer facturen boven €1.000 voor controle
Specifieke controles: Vraag handmatige review van restaurantbonnetjes of een specifieke leverancier
Betalingsbeleid (Bèta)
Voor banktransacties en financiële mutaties kun je boekingsgedrag automatiseren. Momenteel is de hoofdtoepassing:
Documentkoppeling
Bij meerdere matchende documenten, boek tegen het oudste document
Dit is handig wanneer een betaling gekoppeld kan worden aan meerdere openstaande facturen van dezelfde leverancier.
Let op: Betalingsbeleid kan geen controle signalen genereren. Het richt zich puur op automatische boekingsacties.
Heb je ideeën voor meer betalingsbeleid? We zoeken actief naar feedback over welke andere automatische boekingslogica waardevol zou zijn. Deel je ideeën
Een Beleidsregel Aanmaken: Stap voor Stap
Het aanmaken van een beleidsregel is ontworpen om intuïtief te zijn. Onze AI helpt je bij het formaliseren van je wensen.
Stap 1: Kies het Type
Bepaal eerst of je regel geldt voor documenten (facturen, bonnetjes) of betalingen (banktransacties). Betalingsbeleid is momenteel in bèta.
Stap 2: Beschrijf je Doel
Begin met het invoeren van een korte beschrijving van wat je wilt bereiken. Je hoeft je geen zorgen te maken over technische configuraties.
Voorbeelden voor documentbeleid:
"Vat alle supermarkt bonnetjes samen." "Alle facturen van KPN voor 20% als privé boeken." "Genereer een controle signaal als een factuur hoger is dan 1000 euro."
Voorbeelden voor betalingsbeleid:
"Bij meerdere matchende documenten, boek tegen het oudste document."
Stap 3: Easybooker AI maakt een suggestie
Onze AI is gespecialiseerd in Nederlandse boekhoudprincipes en belastingwetgeving. Het doet het volgende met jouw input:
Analyseert de intentie: De AI kijkt verder dan trefwoorden. Het begrijpt de conceptuele betekenis van je verzoek (bijvoorbeeld: Shell, BP en Texaco vallen allemaal onder 'brandstofkosten').
Past boekhoudkundige logica toe: De AI vult details aan op basis van best practices en compliance, zoals het toepassen van de juiste BTW-tarieven of het suggereren van logische grootboekrekeningen.
Genereert een formeel beleid: De AI vertaalt jouw korte beschrijving naar een formeel, ondubbelzinnig beleidsdocument.
De gegenereerde suggestie volgt een vaste structuur:
Beleidsnaam & Beschrijving: Een duidelijke samenvatting van het doel
Toepasbaarheid: Exacte criteria die bepalen wanneer dit beleid wordt geactiveerd (bijvoorbeeld: "De leverancier is te herkennen als een supermarkt")
Actie: De specifieke stappen die worden uitgevoerd als aan de criteria wordt voldaan (bijvoorbeeld: "Groepeer de boekingsregels en wijzig de grootboekrekening naar...")
Voorbeelden: Concrete scenario's die illustreren hoe het beleid in de praktijk werkt, inclusief wanneer het niet van toepassing is
Stap 4: Review en Aanpassen
De suggestie van de AI is een startpunt. Je hebt altijd de volledige controle:
Accepteren: Als de suggestie perfect omschrijft wat je bedoelt
Aanpassen: Verfijn de tekst om beter aan te sluiten bij jouw specifieke situatie (bijvoorbeeld door de 'Toepasbaarheid' nauwkeuriger te maken)
Zelf schrijven: Negeer de suggestie en schrijf het beleid volledig zelf in de gestructureerde opmaak
Stap 5: Toewijzen aan administraties
Bepaal op welke administraties deze beleidsregel van toepassing is. Dit stelt je in staat om kantoorbreed beleid efficiënt uit te rollen, maar ook om klantspecifieke uitzonderingen te beheren.
Je hebt drie opties:
Allemaal: De regel geldt voor al je beheerde administraties
Allemaal behalve: De regel geldt voor iedereen, met uitzondering van een selecte groep
Enkel een selecte groep: De regel geldt alleen voor de specifiek geselecteerde administraties
Interactie met Zelflerend Vermogen
In V4.0 hebben we het zelflerend vermogen van Easybooker verbeterd. We nemen je eerdere boekingsgedrag nu beter over. Het verwerkingsproces ziet er als volgt uit:
Verwerking: De factuur doorloopt eerst onze standaardverwerking. Dit is het boekingsvoorstel dat Easybooker maakt op basis van algemene kennis, nog zonder invloed van je persoonlijke instellingen.
Analyse: We analyseren de vorige boekingen van de leverancier én de beleidsregels die van toepassing zijn op het document.
Aanpassing: Op basis van deze gecombineerde analyse passen we het document aan zodat het past bij jouw beleid en boekingsstijl.
Controle: Ons algoritme controleert of de regels kloppen met de totalen op het document. Zo niet, dan maken we een controlesignaal aan.
Hiërarchie
Beleidsregels hebben altijd voorrang.
Als er een conflict is tussen je eerdere boekingsgedrag (het zelflerende aspect) en een actieve beleidsregel, wordt de beleidsregel gevolgd. Dit zorgt ervoor dat jouw vastgelegde beleid altijd wordt nageleefd.
Als een boeking niet naar wens is, heb je twee opties:
Maak een beleidsregel: Dit is de beste manier om consistentie af te dwingen voor toekomstige boekingen
Voer een correctie door: Easybooker zal deze correctie analyseren en proberen toe te passen bij de volgende vergelijkbare factuur (zelflerend)
Tips voor Effectieve Beleidsregels
Focus op concepten: In plaats van regels te maken voor elke leverancier afzonderlijk, kun je regels maken voor concepten. Zeg "Boek tankstation bonnetjes op brandstofkosten" in plaats van "Boek 'Shell' en 'BP' op brandstofkosten". De AI herkent de verschillende tankstations.
Wees duidelijk en specifiek: Hoewel de AI goed is in het interpreteren van natuurlijke taal, helpt het om specifiek te zijn. Als je wilt dat een specifieke grootboekrekening wordt gebruikt, noem deze dan in je beschrijving in Stap 1.
Controleer de 'Toepasbaarheid': Wanneer je een AI-suggestie controleert, let dan goed op de criteria onder 'Toepasbaarheid'. Dit bepaalt hoe breed of smal de regel wordt toegepast.
Bekijk de voorbeelden: De door de AI gegenereerde voorbeelden zijn een goede manier om te verifiëren of de AI jouw intentie correct heeft begrepen.
Beperkingen
Beleidsregels zijn krachtig, maar hebben momenteel één belangrijke beperking:
Beleidsregels kunnen (nog) geen aanpassingen maken aan contacten- of leveranciersgegevens (bijvoorbeeld het wijzigen van een leveranciersnaam of IBAN). Ze focussen zich uitsluitend op de verwerking van de boekingsregels en het genereren van controle signalen.
Acties & Voorbeelden
Documentbeleid
Regels groeperen
Supermarkt/bouwmarktbon: groepeer alle regels, behoud BTW-splitsing
Kosten splitsen
Boek telefonie voor 20% onder privékosten en 80% onder telecommunicatie
BTW Corrigeren
KOR: Verlaag BTW naar 0% waar van toepassing
Grootboekrekeningen sturen
Boek verpakkingen en dozen onder kostprijs omzet (COGS - verpakkingen) in plaats van kantoorbenodigdheden
Controle signaal
Maak een waarschuwing aan als de factuur meer dan 1000,- euro bedraagt.
Controle voor facturen van nieuwe leverancier
Maak een waarschuwing aan als er nog geen historische voorbeelden van de factuur zijn
Betalingsbeleid (Beta)
Document matching logica
Bij meerdere matchende documenten voor een betaling, boek automatisch tegen het oudste document
Betalingsbeleid genereert geen controle signalen - het voert alleen automatische boekingsacties uit.
Meer use cases gewenst? We ontwikkelen betalingsbeleid verder op basis van gebruikersfeedback. Heb je ideeën? Deel ze met ons!
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen document- en betalingsbeleid? Documentbeleid werkt op facturen en bonnetjes en kan zowel boekingsregels aanpassen als controle signalen genereren. Betalingsbeleid werkt op banktransacties en richt zich puur op automatische boekingsacties - het kan geen controle signalen maken.
Waarom is betalingsbeleid in beta? We testen nog de beste manier om betalingspatronen te herkennen en toe te passen. Functionaliteit kan nog wijzigen op basis van feedback.
Wat is het verschil tussen beleidsregels en automatiseringsregels? Beleidsregels schrijf je in gewone taal; Easybooker AI past ze breed en contextueel toe. Automatiseringsregels zijn rigide en onderhoudsintensief.
Kan ik eigen controle‑signalen maken? Ja, maar alleen voor documentbeleid. Definieer drempels/criteria (bedrag, leverancierstype, afwijkingen). Betalingsbeleid kan geen controle signalen genereren.
Wat heeft voorrang: beleid of zelflerend gedrag? Beleid. Bij conflict wint de beleidsregel; zo blijft je beleid leidend, voor zowel documenten als betalingen.
Wijzigt beleid ook leveranciersdata? Nog niet. Beleidsregels richten zich op boekingsregels en signalen, niet op contactgegevens.
Last updated
Was this helpful?