Hoe Easybooker werkt

Een gedetailleerd overzicht van de verwerking van documenten, stap voor stap

Easybooker werkt zonder dat je bestaande processen hoeft aan te passen. Je uploadt je documenten gewoon via je boekhoudpakket zoals je gewend bent — handmatig, via e-mail, of door je klant. Easybooker pakt het daarna automatisch op.

Stap 1: Document wordt geüpload

Je hoeft je proces niet aan te passen. Easybooker leest documenten automatisch uit je administratie.

Type	Bestandsformaten	Opmerkingen
Afbeeldingen	.jpeg, .png, .webp, .heic	Inclusief foto's van bonnetjes
PDF-bestanden	.pdf	Wordt alleen verwerkt als er géén UBL is
UBL-documenten	.xml	Heeft altijd voorrang op andere bijlagen
E-mails	.eml, .msg	Alleen als er ook een PDF, afbeelding of UBL als bijlage bij zit

Stap 2: Inlezen en analyseren

We halen zo veel mogelijk relevante data uit het document:

• Leverancier, datum, factuurnummer, valuta, betaalstatus

• Tekst en tabellen, inclusief lijnitems

• Totaalbedragen en btw-samenvattingen

• Mogelijke periodes (zoals "factuurperiode", weeknummers, etc.)

We gebruiken een combinatie van OCR, tekstclassificatie en herkenning van veelvoorkomende formats.

Stap 3: Slimme correcties

Als het document niet compleet is, vullen we ontbrekende velden aan met wat we kunnen herleiden. Denk aan:

• Btw-percentages inschatten aan de hand van de btw-totals op de factuur

• Btw-tarieven herkennen op basis van land, product en tekstbeschrijving

• Het herkennen van verlegde btw (binnen/buitenland)

• Het herkennen van KOR, OSS facturen, etc.

Bijvoorbeeld: als een document de btw totalen benoemd maar niet de btw per factuurregel kunnen we meestal herleiden wat het btw percentage zou moeten zijn.

Stap 4: Inschatten wat ontbreekt

Als gegevens niet op het document staan, maken we een zo goed mogelijke inschatting op basis van:

• Beschrijving van de leverancier (inclusief KvK-gegevens)

• Je eigen bedrijfsomschrijving

• Een automatisch gegenereerde samenvatting van de factuur

• Eerdere boekingen in jouw administratie

We gebruiken die inschattingen om:

• Grootboekrekeningen te kiezen

• Ontbrekende btw-tarieven te kiezen

Stap 5: Duplicaten en onbruikbare documenten

We controleren:

• Of het document een duplicaat is (zelfde leverancier, datum, bedrag en factuurnummer)

• Of het een bijlage is die niet boekbaar is (bijv. een losse e-mail of schermprint)

Deze documenten worden automatisch gemarkeerd als niet te verwerken.

Stap 6: Jouw gedrag herkennen en toepassen

Easybooker kijkt naar jouw eerdere gedrag, dus niet alleen wat je geboekt hebt, maar ook wat jij anders deed dan het voorstel.

Bijvoorbeeld:

• Boek je supermarktbonnen altijd als samenvatting op 21%, 9% en statiegeld? Dan doen we dat opnieuw.

• Gebruik je voor Canva altijd een specifieke grootboekrekening? Dan stellen we die voor.

We voeren dit uit met kleine, gerichte aanpassingen zoals:

• "Pas beschrijving van regel 2 aan naar 'Software binnen EU – Canva'"

• "Zet btw-percentage regel 1 op 21%"

Stap 7: Controle vóór boeken

Voordat we boeken, doen we een laatste controle:

• Kloppen de sommen? Tellen de regels bij elkaar op tot het totaal?

• Komen de btw-tarieven overeen? De 9% som moet gelijk zijn aan het btw-totaal van 9%, enz.

• Valt het document in een afgesloten boekjaar? Als het boekjaar al afgesloten is, kunnen we daar niet in boeken.

Alleen als deze controle slaagt, wordt het document geboekt. Anders wordt het gemarkeerd als "Niet vewerkbaar".

Stap 8: Boeken in je boekhoudpakket

Als alles klopt, boeken we het document in je boekhoudpakket.

Wat er nog aankomt

We werken aan:

• Audit trail: zodat je per boeking kunt zien waarom we iets gedaan hebben

Zie de roadmap voor meer.

Waarom dit werkt — en veilig is

• Geen risico: begin klein, met één leverancier of administratie

• Schaal mee: laat het systeem leren, en bouw het rustig uit

• Fouten worden tegengehouden: twijfel = niet boeken

• Correctiepercentage daalt vanzelf: van ± 20% naar ± 5% in een paar weken

Easybooker automatiseert zonder scripts, zonder onderhoud, en altijd in lijn met hoe jij wilt werken.