> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.easybooker.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.easybooker.nl/hoe-het-werkt/hoe-easybooker-werkt.md).

# Hoe Easybooker werkt

Easybooker werkt zonder dat je bestaande processen hoeft aan te passen. Je uploadt je documenten gewoon via je boekhoudpakket zoals je gewend bent — handmatig, via e-mail, of door je klant. Easybooker pakt het daarna automatisch op.

### Stap 1: Document wordt geüpload

Je hoeft je proces niet aan te passen. Easybooker leest documenten automatisch uit je administratie.

| Type           | Bestandsformaten                  | Opmerkingen                                                      |
| -------------- | --------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| Afbeeldingen   | `.jpeg`, `.png`, `.webp`, `.heic` | Inclusief foto's van bonnetjes                                   |
| PDF-bestanden  | `.pdf`                            | Wordt alleen verwerkt als er géén UBL is                         |
| UBL-documenten | `.xml`                            | Heeft altijd voorrang op andere bijlagen                         |
| E-mails        | `.eml`, `.msg`                    | Alleen als er ook een PDF, afbeelding of UBL als bijlage bij zit |

### Stap 2: Inlezen en analyseren

We halen zo veel mogelijk relevante data uit het document:

* Leverancier, datum, factuurnummer, valuta, betaalstatus
* Tekst en tabellen, inclusief lijnitems
* Totaalbedragen en btw-samenvattingen
* Mogelijke periodes (zoals "factuurperiode", weeknummers, etc.)

We gebruiken een combinatie van OCR, tekstclassificatie en herkenning van veelvoorkomende formats.

### Stap 3: Slimme correcties

Als het document niet compleet is, vullen we ontbrekende velden aan met wat we kunnen herleiden. Denk aan:

* Btw-percentages inschatten aan de hand van de btw-totals op de factuur
* Btw-tarieven herkennen op basis van land, product en tekstbeschrijving
* Het herkennen van verlegde btw (binnen/buitenland)
* Het herkennen van KOR, OSS facturen, etc.

Bijvoorbeeld: als een document de btw totalen benoemd maar niet de btw per factuurregel kunnen we meestal herleiden wat het btw percentage zou moeten zijn.

### Stap 4: Inschatten wat ontbreekt

Als gegevens niet op het document staan, maken we een zo goed mogelijke inschatting op basis van:

* Beschrijving van de leverancier (inclusief KvK-gegevens)
* Je eigen bedrijfsomschrijving
* Een automatisch gegenereerde samenvatting van de factuur
* Eerdere boekingen in jouw administratie

We gebruiken die inschattingen om:

* Grootboekrekeningen te kiezen
* Ontbrekende btw-tarieven te kiezen

### Stap 5: Duplicaten en onbruikbare documenten

We controleren:

* Of het document een duplicaat is (zelfde leverancier, datum, bedrag en factuurnummer)
* Of het een bijlage is die niet boekbaar is (bijv. een losse e-mail of schermprint)

Deze documenten worden automatisch gemarkeerd als niet te verwerken.

### Stap 6: Jouw gedrag herkennen en toepassen

Easybooker kijkt naar jouw eerdere gedrag, dus niet alleen wat je geboekt hebt, maar ook wat jij anders deed dan het voorstel.

Bijvoorbeeld:

* Boek je supermarktbonnen altijd als samenvatting op 21%, 9% en statiegeld? Dan doen we dat opnieuw.
* Gebruik je voor Canva altijd een specifieke grootboekrekening? Dan stellen we die voor.

We voeren dit uit met kleine, gerichte aanpassingen zoals:

* "Pas beschrijving van regel 2 aan naar 'Software binnen EU – Canva'"
* "Zet btw-percentage regel 1 op 21%"

### Stap 7: Controle vóór boeken

Voordat we boeken, doen we een laatste controle:

* **Kloppen de sommen?** Tellen de regels bij elkaar op tot het totaal?
* **Komen de btw-tarieven overeen?** De 9% som moet gelijk zijn aan het btw-totaal van 9%, enz.
* **Valt het document in een afgesloten boekjaar?** Als het boekjaar al afgesloten is, kunnen we daar niet in boeken.

Alleen als deze controle slaagt, wordt het document geboekt. Anders wordt het gemarkeerd als "Niet vewerkbaar".

### Stap 8: Boeken in je boekhoudpakket

Als alles klopt, boeken we het document in je boekhoudpakket.

### Wat er nog aankomt

We werken aan:

* **Audit trail**: zodat je per boeking kunt zien waarom we iets gedaan hebben

Zie de roadmap voor meer.

### Waarom dit werkt — en veilig is

* **Geen risico:** begin klein, met één leverancier of administratie
* **Schaal mee:** laat het systeem leren, en bouw het rustig uit
* **Fouten worden tegengehouden:** twijfel = niet boeken
* **Correctiepercentage daalt vanzelf:** van ± 20% naar ± 5% in een paar weken

Easybooker automatiseert zonder scripts, zonder onderhoud, en altijd in lijn met hoe jij wilt werken.