Canva OSS Factuur met Nederlandse BTW

Hoe Easybooker een One‑Stop‑Shop (OSS) factuur van een niet‑EU leverancier verwerkt en btw corrigeert

Deze casus legt uit hoe Easybooker omgaat met een OSS-factuur (One Stop Shop) van Canva waarbij ten onrechte Nederlandse btw werd berekend. Normaal gesproken kun je deze btw niet terugvragen, maar veel boekhouders doen dit toch. Easybooker detecteert deze situatie automatisch en past het document aan.

Stap 1: Documentontvangst en controle

• Bijlage ontvangen: PDF (invoice-03743-7569542.pdf)

• Geen UBL aanwezig, dus PDF-verwerking gestart.

Stap 2: Data-extractie en herkenning

Easybooker haalt de volgende gegevens uit het document:

Detail	Waarde
Leverancier	Canva
Factuurdatum	2 april 2023
Referentie	03743-7569542
Totaalbedrag	€13,99
Omschrijving product/dienst	Aankoop van abonnement
Land leverancier	Australië
VAT-nummer	EU372042198

Stap 3: BTW-analyse

• Leverancier geregistreerd als OSS (One Stop Shop)

• Leverancier gevestigd buiten EU (Australië) maar factureert via OSS binnen de EU

• Ten onrechte Nederlandse btw berekend (21%) door leverancier, omdat ondernemer geen btw-nummer had opgegeven aan Canva.

Stap 4: Automatische btw-correctie

Easybooker voert de volgende correcties uit:

• Detecteert dat het een OSS-factuur betreft waarop onterecht Nederlandse btw is berekend.

• Past btw-categorie automatisch aan naar nl_21 zodat de btw teruggevraagd kan worden.

Normaal gesproken mag je btw die verkeerd in rekening is gebracht bij OSS-leveranciers niet terugvragen. In dit geval heeft de boekhouder expliciet besloten om de btw toch terug te vragen. Easybooker ondersteunt deze beslissing door automatisch het juiste btw-percentage te hanteren.

Stap 5: Grootboekrekening bepalen

Easybooker categoriseert automatisch:

• Naam grootboekrekening: Software

• RGS Code: WBedKanKoa

• RGS Referentie: 4206110

Stap 6: Leverancier matchen

• Leverancier herkend: Canva Pty. Ltd.

• VAT-nummer overeenkomst: EU372042198 (match bevestigd)

Stap 7: Historische boekingen analyseren

• Eerdere vergelijkbare boekingen gedetecteerd

• Geen extra correcties nodig, huidige categorisatie klopt met historisch boekingsgedrag.

Stap 8: Duplicaatcontrole

Geen duplicaat gevonden op basis van:

• Leverancier, factuurdatum, referentie, totaalbedrag

Stap 9: Finale boeking en afronding

Het document is succesvol verwerkt met:

• Aangepaste btw-categorie (nl_21) zodat btw teruggevraagd kan worden

• Correcte grootboekrekening (Software)

• Correcte leverancier gekoppeld

• Alle bedragen gecontroleerd en gebalanceerd

Deze casus laat duidelijk zien hoe Easybooker proactief inspeelt op specifieke btw-situaties die vaak voorkomen bij OSS-leveranciers.

Zelf proberen?

Wil je weten hoe Easybooker dit soort documenten automatisch voor jou verwerkt. Probeer het gratis via: https://easybooker.nl/sign-up