Afletteren
Begrijp hoe Easybooker automatisch banktransacties koppelt aan je facturen en bonnetjes.
Een van de meest tijdrovende taken in de boekhouding is het reconciliëren van banktransacties: het koppelen van betalingen aan de juiste facturen of bonnetjes. Easybooker automatiseert dit proces met behulp van slimme matching-algoritmen, AI-analyse en jouw eigen Beleidsregels.
Deze pagina legt uit hoe ons matching-proces werkt, welk gedrag je kunt verwachten en hoe je het proces kunt bijsturen.
Momenteel in Beta
Automatische Document Matching is momenteel beschikbaar als Beta-functie. Dit betekent dat we de functionaliteit nog actief ontwikkelen en verbeteren op basis van gebruikersfeedback. De functie komt binnenkort voor iedereen standaard beschikbaar.
Wil je het alvast proberen? Als je avontuurlijk bent ingesteld en nu al wilt starten met het automatiseren van je bankreconciliatie, kun je de functie handmatig inschakelen via de instellingen van je administratie.
Hoe het Werkt: Het Matching Proces
Wanneer een nieuwe banktransactie (financiële mutatie) binnenkomt, doorloopt deze een gestructureerd proces om de juiste koppeling te vinden.
Stap 1: Analyse van de Transactie
We beginnen met het analyseren van de ruwe transactiedata. We kijken naar:
Tegenrekening (IBAN)
Naam van de tegenpartij
Omschrijving: We scannen de omschrijving en eventuele SEPA-velden op zoek naar factuurnummers, klantnummers of e-mailadressen.
Stap 2: Contactherkenning
Met de verzamelde data proberen we de bijbehorende leverancier of klant in je administratie te identificeren. We gebruiken hiervoor:
IBAN-matching: Directe koppeling op basis van het bankrekeningnummer.
Naam-similariteit: Slimme algoritmes die spellingvariaties of bedrijfsnaamwijzigingen herkennen.
Factuurreferenties: Als we een factuurnummer vinden dat al bekend is in je administratie, gebruiken we dat om het contact te identificeren.
Stap 3: Kandidaat Documenten Vinden
Zodra we een potentieel contact hebben (of zelfs als we het contact niet zeker weten), zoeken we naar openstaande documenten (facturen, bonnetjes) die in aanmerking komen voor de betaling.
Dit is meer dan alleen zoeken naar het exacte bedrag. We houden rekening met:
Bedrag Tolerantie: Kleine afrondingsverschillen of bankkosten worden geaccepteerd.
Valuta Conversie: We berekenen wisselkoersen om betalingen in vreemde valuta (bijv. USD) te matchen met facturen in EUR (en vice versa).
Datum Bereik: We kijken naar documenten rond de transactiedatum.
Factuurnummers: Documenten waarvan het nummer in de omschrijving staat krijgen voorrang.
Stap 4: Beleid en Historie Toepassen
Dit is waar de intelligentie van Easybooker AI wordt toegepast. We combineren de kandidaat-documenten met jouw boekhoudstijl en regels:
Beleidsregels (Hoogste Prioriteit): We controleren of er actieve Beleidsregels zijn die van toepassing zijn op deze transactie. Jouw vastgelegde beleid heeft altijd voorrang.
Historische Patronen: We analyseren hoe je vergelijkbare transacties in het verleden hebt geboekt. Als je bijvoorbeeld de betalingen aan KPN altijd splitst over meerdere facturen, zal de AI dit patroon herkennen.
Professioneel Oordeel: De AI weegt alle factoren (bedrag-match, referentie-match, timing, beleid, historie) af om de meest logische boeking te bepalen.
Stap 5: De Automatische Boeking
Als de AI een hoge mate van zekerheid heeft over de match, wordt de transactie automatisch gekoppeld aan het betreffende document (of documenten) en wordt de boeking uitgevoerd.
Wat je kunt verwachten
Het doel is om zoveel mogelijk transacties correct en automatisch te verwerken.
Perfecte Matches
In veel gevallen is de match overduidelijk (bijvoorbeeld: het factuurnummer staat in de omschrijving en het bedrag klopt exact). Deze worden direct verwerkt.
Deelbetalingen
Als een klant een deel van een factuur betaalt, herkent het systeem dit. De transactie wordt gekoppeld aan de factuur, en het resterende bedrag blijft openstaan.
Verzamelbetalingen
Wanneer één betaling bedoeld is voor meerdere facturen (bijvoorbeeld een klant betaalt drie facturen ineens), zal Easybooker proberen de betaling correct te splitsen en te koppelen aan de respectievelijke documenten. Dit gebeurt op basis van de totale bedragen van openstaande facturen van dat contact of op basis van historische patronen.
Terugkerende Kosten (Geen Document)
Sommige transacties hebben geen bijbehorend document, zoals bankkosten, software-abonnementen of verzekeringen. Als Easybooker een duidelijk historisch patroon herkent (bijv. maandelijkse afschrijving van 'Bank X' wordt altijd geboekt op 'Bankkosten'), zal de AI de boeking automatisch uitvoeren op de juiste grootboekrekening, zelfs zonder factuur.
Bij Onzekerheid
Als de AI geen betrouwbare match kan vinden—bijvoorbeeld omdat er meerdere facturen met hetzelfde bedrag openstaan en er geen referentie is—zal het systeem geen actie ondernemen. De transactie blijft 'onverwerkt' zodat je deze handmatig kunt beoordelen.
Bekende Beperkingen (Beta)
Omdat deze functie nog in ontwikkeling is, zijn er enkele bekende beperkingen waar we aan werken:
Dubbele boekingen bij gedeeltelijke matches: In sommige gevallen kan het voorkomen dat een betaling die al gedeeltelijk is gekoppeld, opnieuw volledig wordt geboekt. We werken aan betere detectie van bestaande gedeeltelijke koppelingen.
Fine-tuning met Beleidsregels
Hoewel de standaard matching-logica zeer krachtig is, heeft elke organisatie unieke processen. Met Betalingsbeleid (een type Beleidsregel) kun je de matching-logica direct beïnvloeden.
Beleidsregels stellen je in staat om in normale taal instructies te geven die het automatische koppelgedrag aanpassen.
Voorbeelden van Betalingsbeleid
Je kunt regels instellen zoals:
Oudste Document Eerst: "Bij meerdere matchende documenten voor een betaling, boek automatisch tegen het oudste document." Dit is nuttig als de AI anders geen keuze kan maken.
Specifieke Grootboekrekening: "Boek transacties van 'Transactiekosten BV' altijd direct op grootboekrekening 'Betaalkosten', ook als er geen factuur is."
Prioriteren van Exacte Matches: Hoewel dit standaard gedrag is, kun je dit expliciet afdwingen voor specifieke leveranciers.
Hiërarchie
Beleidsregels hebben altijd voorrang. Als er een conflict is tussen het zelflerende vermogen (historische patronen) en een actieve beleidsregel, wordt de beleidsregel gevolgd. Dit garandeert dat jouw vastgelegde beleid leidend is.
Lees meer over het instellen hiervan op de pagina Beleidsregels.
Last updated
Was this helpful?